Bahasa
Inggris bisnis 1 (part of business letter and style of business letter)
1. Letter Head (Kop Surat)
Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :
Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :
2. Reference Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF
3. Date Line ( Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.
Contoh penulisan date
menggunakan American Style
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.
4. Inside Address
Bagian ini berisi nama
penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika
kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan,
tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”.
Beri jarak antara tanggal dengan penerima.
5. Attention Line
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.
6. Solutition (Salam
Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah
yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan
“Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama
departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri
jarak antara salam pembuka dengan isi.
Untuk Mitra bisnis yang
sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style
7.Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima
surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation,
Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business
letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject
menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi
surat.
Penulisan subject menggunakan
American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.
8. Body Of Letter ( Isi
Surat )
Isi surat merupakan tempat
dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus
menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara
masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
9. Complimentary Close (
Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
10. Signature ( Tanda Tangan
)
Bagian ini adalah tanda
tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.
11. Enclosure ( Lampiran )
Jika sebuah surat berisi
dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan
jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”,
misalkan “Enclosure (6)”.
12. Carbon Copy Natation (
Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan
Surat bisnis adalah
komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor
Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut
“mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat
memiliki bagian-bagian yakni :
Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa
disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat.
Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat
tersebut berisikan nama perusahaan, alamat
perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan,
website perusahaan, logo perusahaan dll.
Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi
untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.
Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan
tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus
jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis
yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
British style
08th Desember
2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada
gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran
bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di
kanan atas surat.
American style
September 07, 2011
Gaya
penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul
tanggal diakhiri tanda
koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
Inside Addres (alamat
yang dituju)
Berisikan nama dan alamat
yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam
penulisan
Inside Address selain nama
dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang
dituju.
Salutation (salam
pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi
sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di
sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata
yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam
penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style
: Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear
Sir
Body of
the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian
dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan
secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan
langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.
Complimentary Close
(salam penutup)
Salam penutup dari sebuah
isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata
salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis
dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup
biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”.
Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
Signature and Writer’s
Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis
terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis
surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan
huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.
Tujuan
dari sebuah Business Letter
Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi
sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak
perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan
informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau
promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada
kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.
Unsur-unsur
dari sebuah surat yang baik
Unsur terpenting dari
menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa
surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya
manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik
yang bisa memahaminya.
New
Roman”,serif; text-align: justify;”>Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa
tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan
dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang menulis surat dengan unsur
yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya denga point
yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu.
Unsur penting yang lainnya
adalah bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini
bermakna sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan
informasi yang relevan bahkan jika itu adalah surat keluhan.
Beberapa contoh dari
business letter atau surat bisnis bahasa inggris ini semoga dapat
bernanfaat.
Check this out.
1. Contoh business letter
(Block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my
attention that your company, The Cooking Store has been late with paying
their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
|
2. Contoh Business Letter
(Modified Block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my
attention that your company, The Cooking Store has been late with paying
their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob,Powers
Accounts Receivable |
3. Contoh Business Letter
(Semi-block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my
attention that your company, The Cooking Store has been late with paying
their invoices for the past three months.
In order to encourage our
customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented
a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us
within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going
well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we
appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me
at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
|